Quảng bá sản phẩm, hình ảnh doanh nghiệp thông qua một cuộc hội chợ triển lãm

+ Chuẩn bị tham dự hội chợ triển lãm

 

Trước khi tham dự hội chợ triển lãm với tư cách là đơn vị trưng bày sản phẩm, bạn nên đến đó với tư cách là khách tham quan. Mục đích của việc này là để nghiên cứu và tìm câu trả lời cho những vấn đề sau:

 

+ Đặc điểm chung của hội chợ là gì? Thiết kế, chất lượng và giá cả như thế nào? Những mặt hàng nào được trưng bày? Các công ty tham dự thuộc loại hình nào?

 

+ Sản phẩm và xu hướng thiết kế như thế nào?

 

+ Những gian hàng như thế nào được nhiều khách tham quan lui tới

 

+ Các sản phẩm được trưng bày như thế nào? Cách sắp xếp các gian hàng ra sao?

 

+ Nhà tổ chức cung cấp những dịch vụ phát triển mạng lưới kinh doanh nào (ví dụ như địa chỉ liên hệ với người mua, đại diện bán hàng)? Cung cấp những dịch vụ trưng bày nào? (ví dụ như kho hàng, ánh sáng, bố trí gian hàng, danh mục các đơn vị triển lãm)

 

Chi phí và dịch vụ hậu cần cũng là những vấn đề quan trọng cần lưu ý khi bạn quyết định tham dự hội chợ triển lãm.

 

Trước khi tham dự, bạn nên đề nghị nhà tổ chức cung cấp danh sách các đơn vị trưng bày sản phẩm và khách tham quan trong hội chợ lần trước.

 

Bạn nên chọn trong danh sách đó các đơn vị phù hợp với yêu cầu của bạn tại thị trường mục tiêu. Nếu bạn muốn xuất khẩu rau quả tươi, bạn nên chú ý tới các công ty cung cấp rau quả tươi hơn là các công ty cung cấp rau quả chế biến.

 

Gửi thư tới các công ty mà bạn lựa chọn, giới thiệu bạn là ai, sản phẩm/ dịch vụ bạn cung cấp là gì, cũng như thông báo vị trí gian hàng và mời họ đến thăm gian hàng của bạn. Bạn nên gửi thư bằng fax hoặc qua bưu điện trước một tháng hoặc sớm hơn trước thời gian diễn ra hội chợ. Các thư phúc đáp phải được trả lời hoặc theo dõi ngay trước hoặc trong khi diễn ra hội chợ.

 

Bạn nên chuẩn bị những tài liệu cần thiết giới thiệu về doanh nghiệp (ví dụ như danh mục hàng cung cấp, bảng giá, catalog, địa chỉ trang web, tờ rơi, danh thiếp…) để phát cho khách hàng tiềm năg tại hội chợ.

 

Tham dự hội chợ rất tốn kém nên bạn phải tính toán thật kỹ lưỡng kinh phí trước khi quyết định tham dự. Công việc chuẩn bị và quản lý kinh phí sẽ là vấn đề rất lớn nếu doanh nghiệp bạn chưa tham dự hội chợ lần nào. Bạn phải tính toán đầy đủ các chi phí như phí làm thủ tục visa, vé máy bay, khách sạn, ăn uống, thuê gian hàng, chuẩn bị các tài liệu marketing…

 

• Tại hội chợ

 

Tại hội chợ, bạn nên tận dụng thời gian để thăm quan một số cửa hàng hoặc gặp gỡ các nhà nhập khẩu ngay sau khi hội chợ kết thúc. Việc thăm quan các cửa hàng sẽ giúp bạn xác định được xu hướng tiêu dùng hiện tại là gì, những sản phẩm nào được bán trên thị trường, xu hướng nào sắp hết mốt. Ngoài ra, việc đi thăm các cửa hàng và các nhà nhập khẩu cũng giúp cho bạn xác định được đơn vị đó là cửa hàng bán lẻ hay là chuỗi cửa hàng để xúc tiến bán hàng có hiệu quả, xem họ có quan tâm đến sản phẩm bạn chào bán không và tính toán xem liệu có đáng để bạn bố trí thời gian gặp gỡ, quảng bá sản phẩm của mình không. Cần lưu ý tới sự khác biệt giữa các cửa hàng, những lợi thế cạnh tranh và cách thức thu hút khách hàng của họ. Hãy cảm nhận “không khí” bên trong cửa hàng, những đặc điểm làm nổi bật những lợi thế cạnh tranh (như: mẫu mã hiện đại và “ấn tượng”, giá cả hợp lý, dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt), cách thiết kế sàn cửa hàng, cách sắp xếp, trưng bày sản phẩm, và tìm hiểu giá cả…

 

Đội ngũ nhân viên kinh doanh phải được đào tạo để có thể trả lời được tất cả các câu hỏi, thắc mắc của khách hàng về quá trình sản xuất, sự điều chỉnh hay thay đổi đối với sản phẩm và giá cả…. Ngoài ra đội ngũ nhân viên phải luôn nhiệt tình và niềm nở trong ứng xử khi có khách tới thăm quan.

 

Các nhân viên không nên chỉ ngồi quanh gian hàng, đợi khách đến liên hệ mà phải chủ động tiếp cận với khách hàng, hỏi thêm thông tin về sở thích, loại hình doanh nghiệp, vị trí, chức năng của họ trong công ty. Có được những ý kiến của khách thăm quan gian hàng sẽ giúp các đơn vị trưng bày triển lãm định hướng được nội dung sẽ bàn bạc sau đó.

 

Luôn trung thực và thực tế. Không được đưa ra câu trả lời không chính xác và cũng không hứa những việc mà bạn không thể làm được sau đó.

 

“Áo dài” có thể là một lựa chọn trang phục hợp lý cho phái nữ.

Khi nói tiếng Anh hay bất kỳ ngôn ngữ nào khác cần diễn đạt từ tốn và rõ ràng. Với nhiều người Châu Âu, rất khó để nghe và hiểu được điều người châu Á muốn nói. Cách tốt nhất để người nước ngoài có thể hiểu được bạn là thuê sinh viên Việt Nam du học tại nước ngoài làm phiên dịch viên trong suốt thời gian diễn ra hội chợ.

 

+ Sau hội chợ

 

Những mối liên hệ bạn có được trong thời gian hội chợ sẽ là bước khởi đầu để bạn phát triển quan hệ hợp tác kinh doanh. Trong rất nhiều trường hợp, bạn phải liên hệ đi liên hệ lại với khách hàng rồi mới có thể ký kết được hợp đồng. Việc lên kế hoạch theo dõi danh sách mối quan hệ có được trong hội chợ sẽ giúp bạn đạt được những kết quả mong muốn. Ngay từ khi bắt đầu, bạn phải xác định việc liên hệ với những khách hàng đã trao đổi tại hội chợ sẽ được thực hiện như thế nào, khi nào và do ai thực hiện (phòng kinh doanh, đội ngũ bán hàng, văn phòng đại diện).

 

Khi theo dõi các khách thực tế và tiềm năng đã tới tham gia gian hàng, bạn nên:

 

+ Gửi lời cảm ơn vì sự quan tâm của khách hàng

 

+ Gửi tất cả các tài liệu hoặc báo giá như đã hứa

 

+ Bổ sung thêm những thông tin mà khách hàng quan tâm như đã ghi trong phiếu điều tra

 

+ Sắp xếp các buổi gặp

 

+ Chỉ định nhân viên hoặc đội ngũ bán hàng tổng hợp những thông tin thu được tại hội chợ

 

Bên cạnh những phương pháp quảng bá trên, bạn cũng nên cân nhắc sử dụng một số phương pháp khác như xây dựng một website chuyên nghiệp, triển khai một số chiến lược xúc tiến bán hàng, gây dựng mối quan hệ với các tổ chức như các đại sứ quán, hiệp hội ngành hàng và các tổ chức xúc tiến thương mại tại Việt Nam. Tuy nhiên, hơn tất cả, bạn cần phải thật sáng tạo trong việc tìm ra những phương pháp quảng bá sản phẩm/ dịch vụ của mình sao cho hiệu quả nhất mà chỉ với ngân sách khiêm tốn.